1. イベントを作る
トップページで「タイトル」と「候補期間」を入れて、「イベントを作成する」を押します。ここで入力するのは次の項目です。
- タイトル ─ 「忘年会の日程」のように、相手が見て何の話か分かる名前にします。
- 候補期間 ─ 開始日と終了日を選びます。「10月のどこか」なら10/1〜10/31のように、広めに取って構いません。 候補が多くても、次の段階で参加者が答えるのは○△×の3択だけなので負担になりません。
- 除外する曜日 ─ 「平日は無理」なら月〜金を、「土日は集まらない」なら土日を外します。押した曜日が候補から消えます。
- 時間の回答で使う時間帯 ─ 日程が絞れた後に聞く時間の範囲です。飲み会なら18〜23時、日中の打ち合わせなら9〜18時、といった具合に決めます。刻みは5分から60分まで選べます。
- 絞り込む日数 ─ 日の回答をもとに、上位いくつの日を「時間の回答」に進めるかです。3〜5日くらいが扱いやすいです。
作成すると共有用のURLが1つ発行されます。このURLがすべてです。管理者用と参加者用でURLが分かれていたりはしません。
2. リンクを送る
発行されたURLを、LINEやメールでメンバーに送ります。受け取った人はリンクを開くだけで回答できます。アプリのインストールも、アカウント作成も必要ありません。
URLを控え忘れても、同じ端末のブラウザで開いていればトップページの「最近ひらいた調整」から戻れます。ただしこれは端末ごとの記録なので、大事なイベントのURLは自分にも送っておくのが確実です。
3. まず「日」だけを○△×で答えてもらう
参加者は候補日それぞれに、次の3つから選びます。
- ○ ─ この日は空いている時間がある
- △ ─ 時間による(早い時間なら行ける、など)
- × ─ この日は無理
ここで時間はまだ聞きません。候補日が10日あっても、答えるのは10回タップするだけです。 候補が8日以上あるときは「すべて○」のような一括入力も出るので、まとめて入れてから違う日だけ直せます。
名前を間違えたり、後から予定が変わったりしても大丈夫です。同じ名前をもう一度入れると前回の回答が読み込まれるので、必要な日だけ直して送り直せます。
4. 日を絞り込む
回答が集まったら「回答をもとに日を絞り込む」を押します。ボタンは誰でも押せます。幹事だけの特別な権限はありません。
絞り込みは次の考え方で行われます。
- ×を付けた人が1人でもいる日は、まず候補から外す。誰かが確実に来られない日を残しても意味がないためです。
- 残った日を○=1点、△=0.5点で採点し、点数の高い順に、指定した日数だけ残します。
- 全員に×が付いていて残る日が1つも無い場合は、点数が高い日を残したうえで「全員が確実に空いている日が無かった」と画面に表示します。
絞り込みは何度でもやり直せます。後から回答した人がいたら、もう一度押せば最新の内容で選び直されます。
5. 絞れた日だけ、時間を答えてもらう
ここで初めて時間を聞きます。候補が2〜3日に絞られているので、表は縦に時間、横に数日だけの小さなものになります。空いている時間帯をタップするだけです。
集まった回答は「時間の回答状況」にヒートマップで表示されます。色が濃いほど多くの人が空いている枠で、セルの中には人数が数字でも出ます。一番多く空いている枠は上部にまとめて表示されるので、色を見比べる必要はありません。
セルをタップすると、その枠に誰が空いているかの名前が出ます。
6. 日程が決まったら締め切る
決まったら一番下の「日程が決まったので締め切る」を押します。新しい回答を受け付けなくなり、結果の表示だけが残ります。 締め切りは取り消せるので、後から追加の調整が必要になっても再開できます。
途中で設定を変えたくなったら
「候補日や時間帯を変えたい方はこちら」から、タイトル・候補期間・除外曜日・時間帯・絞り込む日数を後から変更できます。 イベントを作り直す必要はありません。
候補日を増やした場合、これまでの回答はそのまま残り、増えた日だけが未回答になります。減らした場合は、外れた日の回答だけを取り除きます。